Sau một thời gian khảo sát, nghiên cứu hiện trạng việc quản lý văn bản hành chính của Uỷ ban, Trung tâm Tin học đã phối hợp với Văn phòng Uỷ ban tiến hành xây dựng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản. Nhằm nâng cao và hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý này, ngày 20/06/2006 tại Uỷ ban Dân tộc, Trung tâm Tin học - Văn phòng Uỷ ban đã mở cuộc họp lấy ý kiến đóng góp của các lãnh đạo Uỷ ban, các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban cho việc hoàn thiện giai đoạn I phần mềm Quản lý văn bản.
<xmp style="DISPLAY: inline" id="9669" tabindex="-1" contenteditable="false">Phát biểu tại cuộc họp, Phó Chủ nhiệm Bế Trường Thành (chủ trì cuộc họp) đã nhấn mạnh ý nghĩa và tính cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản hành chính tại Uỷ ban. Trong thực tế, công việc quản lý văn bản hành chính của Văn phòng Uỷ ban, cũng như các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban vẫn còn tồn tại nhiều bất cập như: tình hình thiếu thông tin về hiện trạng xử lý văn bản của lãnh đạo Uỷ ban, việc kiểm soát một khối lượng lớn văn bản , việc cập nhật thường xuyên quá trình lưu thông văn bản, hay vấn đề chưa đồng nhất các dữ liệu được lưu...Trước hiện trạng như vậy, việc tin học hoá quản lý điều hành tác nghiệp sẽ đơn giản hoá được các công đoạn, đây cũng là một yếu tố quan trọng trong việc cải cách thủ tục hành chính và đổi mới tác phong làm việc của cán bộ, viên chức. Công việc này mang lại nhiều lợi ích: tiết kiệm chi phí; thông tin quản lý, lưu trữ, khai thác văn bản đến, văn bản đi dễ dàng hơn, cập nhật hơn, đặc biệt là việc chia sẻ thông tin trong nội bộ cơ quan Nhà nước. Phần mềm Quản lý văn bản đã thiết kế ứng dụng các mô hình văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình, lịch làm việc và các thông báo của các Vụ, đơn vị. Với phần mềm này, người cập nhật có thể tìm ngay được văn bản lưu một cách nhanh chóng, thay cho những công đoạn thủ công trước đây ( lưu bằng sổ Notes), quá trình xử lý, trình duyệt văn bản cũng rõ ràng hơn, nhanh chóng hơn.Công việc này đặc biệt tiện ích đối với bộ phận quản lý văn bản.
Các ý kiến đóng góp thông qua cuộc họp cũng khẳng định ý nghĩa của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản hành chính, và bổ sung một số vấn đề để hoàn thiện việc ứng dụng như: cần hệ thống hoá các văn bản, nâng cao trang thiết bị...Bước sang giai đoạn II, dự kiến phần mềm ứng dụng này sẽ được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý của Uỷ ban với Ban Dân tộc các tỉnh. Trước mắt, để hệ thống phần mềm này được ứng dụng đồng bộ, Trung tâm Tin học đề xuất mở khoá học đào tạo về hệ thống điều hành tác nghiệp và triển khai ứng dụng quản lý văn bản hành chính nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác nghiệp vụ của cán bộ, công chức Uỷ ban.
